Ketahui cara menggunakan masa anda dengan cara yang paling berkesan
Dalam dunia yang serba sibuk hari ini, ramai di antara kita perlu menangani senarai tugasan yang sangat panjang setiap hari. Kita mungkin tiba di tempat kerja dengan tekad untuk menyelesaikan tugas pertama dalam senarai dengan cepat tetapi dua tugasan baru telah muncul dalam masa yang sama.
Begitu juga dengan syarikat yang mengalami dengan masalah yang perlu diselesaikan namun perlu memberi perhatian kepada teknik pemasaran dan jualan yang berbeza - menyesuaikan kesemuanya seperti badut di sarkas.
Dalam persekitaran yang kelam kabut ini, adalah lebih penting daripada sebelumnya untuk mengetahui perkara yang benar-benar penting.
Itulah sebabnya penting untuk memahami Prinsip 80/20 yang mudah tetapi sangat berkuasa. Ketidakseimbangan yang kelihatan antara usaha dan ganjaran akan membantu anda menggunakan masa anda di tempat kerja dengan lebih cekap.
Lebih-lebih lagi, prinsip ini terbukti membantu syarikat berjaya dengan cara yang berlawanan dengan gerak hati: bukan dengan melakukan lebih banyak, tetapi dengan melakukan lebih sedikit.
Akhirnya, anda juga boleh menggunakan prinsip itu dalam kehidupan peribadi anda untuk meningkatkan kebahagiaan dan kepuasan anda dalam hubungan anda dengan orang lain. Anda hanya perlu mengamalkan minda 80/20 yang betul dan saya akan menunjukkan kepada anda caranya.
Biasanya, bahagian terbesar hasil (output) dihasilkan oleh hanya sebahagian kecil daripada kerja (input)
Pernahkah anda melihat kembali projek yang anda kerjakan dan mendapati bahawa kebanyakan kerja anda telah selesai sebelum tarikh akhir?
Mungkin dalam beberapa hari apabila anda hampir kehabisan masa, anda berjaya menyiapkan kerja anda lebih cepat berbanding sebelumnya.
Malah, ketidakseimbangan yang sama antara usaha dan ganjaran boleh diperhatikan dalam pelbagai ukuran yang berbeza.
Sebagai contoh, banyak perniagaan telah mendapati bahawa 20 peratus daripada rangkaian produk mereka sebenarnya menyumbang kepada 80 peratus daripada keuntungan mereka.
Begitu juga, 20 peratus pemandu menyebabkan 80 peratus kemalangan. Kebanyakan pemandu memandu dengan berhati-hati, manakala minoriti kecil cuai dan menyebabkan kebanyakan kemalangan.
Fenomena ini lebih dikenali sebagai prinsip 80/20: kira-kira 80 peratus hasil kerja – atau output – dihasilkan oleh 20 peratus daripada usaha kerja, atau input.
Mengapa nisbah ini tidak lebih seimbang?
Kerana tidak setiap sebab mempunyai kesan yang sama pada hasil. Malah, usaha boleh dibahagikan secara kasar kepada dua kategori: minoriti yang mempunyai kesan yang besar terhadap keputusan dan majoriti yang hanya mempunyai kesan yang kecil. Ini mengakibatkan perpecahan 80/20.
Walau bagaimanapun, perlu diingatkan bahawa prinsip 80/20 adalah sederhana dan sebenarnya nisbahnya cenderung berbeza - contohnya, ia boleh menjadi 70/30 atau 99.9/0.01.
Sudah tentu, nombor itu mungkin tidak selalu berjumlah seratus peratus. Sebagai contoh, kajian 1997 menunjukkan bahawa daripada 300 filem, hanya empat (1.3 peratus) menjana 80 peratus daripada jualan tiket.
Seperti yang anda lihat, menggunakan manifestasi prinsip 80/20 dalam kehidupan seharian boleh didapati dalam pelbagai cara - ini adalah pengetahuan yang berharga.
Berfikir dengan prinsip 80/20 tidak datang secara semula jadi kepada orang ramai, kerana kita ingin keseimbangan dan keadilan
Orang ramai cenderung mengharapkan dunia seimbang
Tetapi sebenarnya, keseimbangan bukanlah keadaan semula jadi dunia - ketidakseimbangan adalah.
Sebagai contoh, lihat pada aspek bahasa: Sir Isaac Pitman mendapati bahawa kira-kira 700 perkataan biasa membentuk dua pertiga daripada perbualan harian. Jika kita memasukkan kepelbagaian bahasa, angka ini meningkat kepada 80 peratus: kurang daripada satu peratus perkataan dalam bahasa Inggeris membentuk lebih 80 peratus dalam perbualan harian.
Tetapi dari mana datangnya ketidakseimbangan ini?
Daripada maklum balas yang meningkat dan mengukuhkan perbezaan yang kecil.
Sebagai contoh, jika anda mempunyai beberapa ikan emas dengan saiz yang lebih kurang sama yang tinggal dalam kolam yang sama, ia akan tetap membesar menjadi ikan dengan saiz yang sangat berbeza.
Kenapa?
Kerana sesetengah ikan sangat besar sedikit daripada yang lain, jadi mereka mempunyai kelebihan kecil. Ini bermakna mereka berjaya menangkap lebih banyak makanan dan oleh itu mereka membesar lebih cepat daripada ikan yang lebih kecil. Ini meningkatkan kelebihan mereka, membolehkan mereka menangkap lebih banyak makanan.
Oleh itu, proses kehidupan akhirnya menghasilkan perbezaan besar dalam saiz dalam konteks ikan ini.
Tetapi walaupun ketidakseimbangan itu adalah semula jadi, ramai orang menganggapnya tidak adil.
Satu contoh ialah pengagihan pendapatan dan kekayaan yang tidak sekata: Apabila 20 peratus penduduk memiliki 80 peratus daripada semua kekayaan, kita memanggilnya ketidakadilan sosial.
Ketidakadilan yang dirasakan ini timbul daripada fakta bahawa orang menganggap kerja dan ganjaran harus mempunyai kepentingan yang sama dalam nisbah 1:1.
Tetapi seperti yang ditunjukkan dengan jelas oleh prinsip 80/20, tidak semua kerja menghasilkan ganjaran yang sama.
Prinsip 80/20 boleh membantu anda meningkatkan proses kerja anda untuk mendapatkan hasil yang lebih baik
Sekarang anda mungkin berfikir bahawa ini semua baik dan baik tetapi bagaimana prinsip 80/20 boleh dikaitkan dalam kehidupan seharian anda?
Mari kita lihat kehidupan profesional anda dahulu, kerana cara anda bekerja pada masa ini mungkin jauh dari cekap.
Fikirkanlah: jika anda mencapai 80 peratus daripada hasil dengan hanya 20 peratus daripada usaha yang anda lakukan, ini bermakna 80 peratus daripada kerja anda adalah sangat tidak cekap.
Bayangkan sahaja: Jika anda boleh mengurangkan masa yang diluangkan secara membazir dan menggantikannya dengan perkara yang anda lakukan semasa 20 peratus cekap, anda akan mendarabkan hasil kerja anda.
Sebagai contoh, bayangkan jika anda boleh mengeluarkan semua potensi ketika saat-saat akhir yang anda miliki apabila tarikh akhir tugasan anda semakin dekat dan mengekalkannya untuk menyiapkan keseluruhan tempoh tugasan anda.
Malah, penggunaan kreatif prinsip 80/20 boleh membantu anda meningkatkan potensi anda kerana anda akan mengalihkan usaha anda daripada tugasan yang hanya memberi kesan kecil pada hasil anda.
Anda boleh mulakan dengan memeriksa dan menganalisis proses kerja anda untuk mengetahui bahagian mana yang tidak cekap. Anda mungkin mendapati bahawa, sebagai contoh, dalam fasa pertama tugasan, anda membuang masa dengan terlalu banyak berfikir untuk menyiapkan tugasan dan setiap kemungkinan kesilapan yang boleh anda lakukan.
Anda secara sedar boleh cuba untuk menghentikan diri anda memikirkan kemungkinan kegagalan.
Walau apa pun sebabnya, dengan mengenal pastinya dan menyusun semula proses anda untuk mengelakkannya, anda boleh meningkatkan kecekapan anda dengan ketara.
Untuk meningkatkan keuntungan dalam perniagaan, gunakan prinsip 80/20
Kini anda tahu cara menggunakan prinsip 80/20 pada produktiviti anda sendiri, tetapi anda mungkin tertanya-tanya bagaimana anda boleh menerapkannya dalam perniagaan.
Sebenarnya, terdapat pelbagai cara anda boleh melakukan ini, tetapi mungkin yang paling penting ialah mengoptimumkan rangkaian produk atau servis perniagaan anda.
To do so, you must first analyze which of your product groups are generating the most profits. Simply rank all your products by profit and sales figures, and you will probably find that while the top products only account for 20 percent of sales, they generate 80 percent of the profit.
Sebagai contoh, kajian di sebuah syarikat pengeluar elektronik dan mendapati bahawa tiga produk teratas menyumbang 19.9 peratus daripada jumlah jualan tetapi membawa masuk 52.6 peratus daripada jumlah keuntungan.
Sebaik sahaja anda telah mengenal pasti perpecahan 80/20 dalam perniagaan anda, langkah kedua ialah memanfaatkan dan meningkatkan potensi 20 peratus yang menguntungkan itu. Utamakan produk/ servis ini dan tumpukan sumber anda untuk menjual lebih banyak produk/servis ini.
Di syarikat elektronik itu, pengurusan meningkatkan jualan produk teratas mereka dengan memberitahu jurujual bahawa matlamat mereka hanya untuk menggandakan jualan ketiga-tiga produk itu dan mengabaikan produk lain.
Permudahkan dan kurangkan kerumitan dalam perniagaan anda untuk berjaya
Seperti yang semua orang tahu, syarikat besar selalunya sangat kompleks. Ini bermakna pengurus mesti mahir mengurus masalah, malah mereka sering menikmati cabaran dan rangsangan intelektual yang diberikannya.
Tetapi adakah menerima atau mengundang masalah benar-benar cara terbaik untuk menjadi syarikat yang berjaya?
Kebanyakan orang percaya bahawa saiz dan portfolio produk yang luas adalah berfaedah untuk syarikat kerana lebih banyak produk yang dijual oleh syarikat, lebih banyak keuntungan yang sepatutnya dijana.
Tetapi sebenarnya, masalah dalaman mempunyai kos tersembunyi yang besar. Rangkaian produk yang luas memerlukan logistik yang lebih rumit, lebih banyak latihan untuk jurujual, dan lebih banyak kerja pentadbiran.
Faktor-faktor ini meningkatkan kos keseluruhan kepada syarikat - mungkin lebih tinggi berbanding dengan keuntungan menjual produk tambahan.
Sebaliknya, memudahkan perniagaan anda mengurangkan kos. Jika anda mengecilkan dan memfokuskan rangkaian produk anda, semua orang dalam syarikat akan dapat menumpukan sepenuh perhatian mereka kepada beberapa produk yang dijual.
Ini membolehkan mereka memahami beberapa produk penting dengan cara yang lebih mendalam berbanding jika mereka perlu menyesuaikan berpuluh-puluh produk tersebut.
Ini seterusnya memudahkan kerja pentadbiran, dan juga membawa skala ekonomi - faedah yang diperoleh daripada melakukan lebih banyak perkara yang sama - dalam bidang seperti pengeluaran dan logistik.
Kuasa faedah ini jelas. Sebagai contoh, kajian terhadap 39 syarikat bersaiz sederhana mendapati bahawa syarikat yang paling kurang kompleks adalah yang paling berjaya.
Mereka menjual rangkaian produk yang lebih kecil kepada ramai pelanggan dan juga mempunyai lebih sedikit pembekal menghasilkan keuntungan yang lebih tinggi.
Jelas sekali, dengan memudahkan perniagaan anda, anda boleh mengurangkan kos, dan seterusnya meningkatkan keuntungan anda.
Anda boleh menggunakan prinsip 80/20 pada mana-mana aspek perniagaan anda, daripada berunding hingga menyasarkan usaha pemasaran
Kini anda tahu bagaimana anda boleh menggunakan prinsip 80/20 untuk mengecilkan rangkaian produk anda dan meningkatkan keuntungan. Tetapi bagaimana dengan semua bidang perniagaan yang lain?
Nasib baik, prinsip 80/20 sangat serba boleh sehingga anda boleh menggunakannya dalam hampir semua bidang atau fungsi perniagaan untuk meningkatkan kemungkinan kejayaan.
Contohnya, rundingan adalah bahagian penting dalam mana-mana perniagaan, sama ada dengan pelanggan, pembekal atau rakan kongsi.
Biasanya dalam rundingan, perkara yang akan dibincangkan selalunya disediakan dengan baik terlebih dahulu tetapi terdapat terlalu banyak daripadanya.
Analisis 80/20 mungkin akan mendedahkan bahawa hanya beberapa perkara yang benar-benar penting kepada syarikat anda, jadi anda harus fokus untuk menyelesaikan masalah anda daripada cuba mempertikaikan semua perkara agar memihak kepada anda.
Satu lagi contoh untuk menggunakan prinsip 80/20 adalah dalam menyasarkan usaha pemasaran anda. Jika kira-kira 20 peratus pelanggan anda menjana 80 peratus perniagaan anda, anda harus menumpukan perhatian pada mengenal pasti mereka dan meyakinkan pelanggan ini untuk terus membeli.
Selepas anda mengenal pasti pelanggan, pastikan kesetiaan mereka dengan menyediakan perkhidmatan pelanggan yang sangat hebat. Kemudian, apabila anda membangunkan produk atau perkhidmatan baharu, sasarkan 20 peratus ini sahaja. Ini akan membolehkan anda meningkatkan bahagian pasaran anda sambil menjual kepada pelanggan yang sama ini.
Sebagai contoh, pertimbangkan Nicholas Barsan, salah satu broker hartanah terkemuka di Amerika Syarikat, yang memperoleh lebih $1 juta komisen peribadi setiap tahun. Lebih satu pertiga daripada jumlah ini datang daripada pelanggan berulang yang menjual semula rumah mereka, jadi jelas tumpuannya untuk memastikan pelanggan terbaiknya gembira adalah strategi yang menguntungkan.
Ia sepatutnya jelas sekarang bahawa prinsip 80/20 mempunyai aplikasi hampir universal dalam mana-mana perniagaan.
Gunakan prinsip 80/20 dalam kehidupan harian anda dengan mengubah cara anda berfikir
Seperti yang anda lihat dalam contoh perniagaan, prinsip 80/20 biasanya digunakan dengan menganalisis yang mana 20 peratus input menjana 80 peratus output. Tetapi dalam kehidupan seharian anda, sukar untuk melakukan analisis seperti ini.
Ini bermakna anda memerlukan sesuatu yang lain: Pemikiran 80/20.
Pemikiran konvensional adalah linear dan menganggap bahawa semua sebab dan input adalah sama penting. Sebagai contoh, sebagai kanak-kanak kita diajar bahawa semua rakan kita adalah sama=sama berharga kepada kita.
Dalam senario ini, pemikiran 80/20 akan mengakui hakikat bahawa sebenarnya tidak setiap perhubungan adalah begitu berharga. Sesetengah rakan kita lebih penting daripada yang lain, dan hubungan kita dengan mereka lebih bermakna.
Anda boleh mengatakan bahawa 20 peratus daripada persahabatan anda menghasilkan 80 peratus daripada "nilai", yang bermaksud, sebagai contoh, perasaan kegembiraan dan persahabatan yang anda peroleh daripada hubungan tersebut.
Perbezaan utama antara analisis 80/20 dan pemikiran 80/20 ialah analisis memerlukan anda mengumpul data dan menganalisisnya untuk mengetahui siapa 20 peratus yang paling penting, manakala dalam berfikir 80/20, anda hanya boleh membuat anggaran.
Di sini, nilai perhubungan anda jelas tidak boleh diukur dalam jumlah mutlak, tetapi anda sentiasa boleh bertanya kepada diri sendiri: "Daripada orang dalam hidup saya, siapa yang paling penting bagi saya? Berapa banyak masa berkualiti yang saya habiskan dengan mereka setiap minggu?”
Soalan jenis ini akan membantu anda memahami hubungan anda yang paling penting.
Pemikiran 80/20 kemudiannya akan mengesyorkan agar anda memilih kualiti, bukan kuantiti, dan menumpukan pada memperdalam 20 peratus perhubungan yang paling berharga dan bermakna.
Pemikiran 80/20 seperti ini boleh digunakan dalam banyak bidang kehidupan tanpa memerlukan data yang kukuh.
Luangkan masa anda pada tugas yang paling penting dan bukannya fokus pada pengurusan masa
Anda mungkin tidak asing dengan konsep pengurusan masa, yang sering dipromosikan oleh buku bantuan diri. Idea asas adalah untuk membantu anda mencapai lebih banyak masa yang anda ada, dan teknik ini terbukti berkesan: ia meningkatkan produktiviti sekitar 15 hingga 25 peratus.
Tetapi ada cara yang lebih baik untuk menjadi cekap.
Dalam pengurusan masa, matlamatnya adalah untuk meningkatkan kecekapan dengan menyesuaikan lebih banyak tugas ke dalam tempoh masa tertentu. Ia ditujukan kepada eksekutif yang sudah mempunyai jadual padat dan langkah pertama adalah mengkategorikan aktiviti harian mengikut keutamaan.
Di sinilah masalah bermula: Kebanyakan orang tidak tahu tugas mereka yang mana yang paling penting, dan akhirnya mentakrifkan kira-kira 60 hingga 70 peratus daripada senarai tugasan mereka memiliki "keutamaan tinggi".
Hasilnya
Mereka berakhir dengan jadual yang padat dan waktu kerja yang lebih panjang. Jelas sekali, memaksa lebih banyak tugas ke dalam jadual yang sudah penuh bukanlah penyelesaian yang baik kerana anda boleh dengan mudah menjadi terlalu banyak perkara perlu dilakukan dan dalam kes yang paling teruk - mengalami keletihan dan tekanan.
Sebagai alternatif, pengurusan masa 80/20 atau "revolusi masa" membantu anda mengenal pasti 20 peratus tugasan anda dahulu yang menghasilkan 80 peratus pencapaian, dan kemudian memfokuskannya.
"Revolusi masa" ini membantu anda meluangkan lebih banyak masa tanpa merendahkan kualiti kerja anda.
Mencapai keseluruhan kualiti hidup yang lebih baik melalui penggunaan meluas prinsip 80/20
Kebanyakan orang menentukan kualiti hidup mereka dengan kebahagiaan keseluruhan hidup mereka. Menariknya, sangat sedikit daripada kita yang benar-benar cuba mengubah hidup kita untuk menjadikan diri kita lebih bahagia.
Malah, kebanyakan orang menghabiskan banyak masa melakukan perkara yang membuat mereka tidak gembira. Sebagai contoh, ramai orang mempunyai pekerjaan yang menyebabkan mereka sengsara. Kebanyakan pekerja pejabat menghabiskan hari-hari mereka dengan duduk di dalam pejabat, melakukan tugas tanpa berfikir panjang dan menunggu hari atau minggu berakhir.
Jadi bagaimana anda boleh mengubah keadaan ini?
Secara ringkasnya, anda harus cuba mengenal pasti pengagihan kebahagiaan dan ketidakbahagiaan dalam hidup anda dan mengesan puncanya sebelum mengambil tindakan untuk membuat perubahan.
Tanya diri anda, yang manakah 20 peratus dalam hidup anda memberikan anda 80 peratus kebahagiaan anda dan sebaliknya?
Sebaik sahaja anda menentukan 80 peratus kehidupan anda yang mencipta kebahagiaan yang sangat sedikit, sudah tiba masanya untuk mengambil tindakan: Cuma kurangkan masa yang anda luangkan untuk melakukan perkara tersebut.
Contohnya, jika pekerjaan anda membuat anda tidak berpuas hati, anda boleh cuba memikirkan cara untuk mengubahnya. Anda boleh melihat pekerjaan lain, cuba mentakrifkan semula pekerjaan sedia ada anda, mengurangkan waktu kerja anda dan sebagainya.
Anda memiliki kuasa mutlak untuk membuat pilihan dalam kehidupan anda tetapi apa sahaja yang anda lakukan, anda tidak sepatutnya meletakkan diri anda untuk bekerja di pekerjaan yang membuat anda tidak gembira sepanjang hayat anda.
Sebaik sahaja anda berjaya mengurangkan perkara yang membuat anda tidak gembira, anda akan mendapati anda mempunyai lebih banyak masa dan tenaga untuk dibelanjakan untuk perkara yang menggembirakan anda.
Contohnya, jika anda telah memutuskan untuk menghabiskan lebih sedikit masa di tempat kerja, anda akan mempunyai lebih banyak masa untuk diluangkan bersama keluarga dan rakan anda.
Sekiranya anda perlu terus bekerja untuk menampung kehidupan anda, anda perlu melabur kepada diri anda sendiri seperti meluangkan masa untuk meningkatkan kemahiran atau pendapatan anda secara berterusan untuk melakukan perkara yang dapat membuatkan anda gembira.
Tiada apa-apa yang berubah sekiranya anda tidak mengambil apa-apa tindakan.
Fikirkan sahaja tentang perkara yang 20 peratus daripada aktiviti dalam hidup anda menghasilkan 80 peratus kebahagiaan anda, dan cuba cari cara untuk meluangkan lebih banyak masa melibatkan diri dalam aktiviti tersebut. Anda akan mempunyai kehidupan yang lebih bahagia jika anda melakukannya.
Penutup
Prinsip 80/20 mengatakan bahawa dalam hampir mana-mana bidang, 20 peratus daripada input atau usaha menghasilkan 80 peratus daripada output atau ganjaran. Ini bermakna bahawa hampir 80 peratus usaha tidak dibelanjakan dengan cekap, dan jika anda memfokuskannya semula pada 20 peratus yang menghasilkan paling banyak hasil, anda akan melihat peningkatan kecekapan yang luar biasa. Konsep mudah ini boleh digunakan dalam mana-mana bidang kehidupan, daripada perniagaan anda kepada rakan anda dan kualiti hidup.
Jika anda seorang pemilik perniagaan, anda boleh menggunakan konsep utama prinsip 80/20 ini untuk meningkatkan perniagaan anda. Anda boleh, sebagai contoh, menganalisis rangkaian produk semasa anda dan menumpukan semua usaha jualan anda pada 20 peratus produk yang paling menguntungkan.
